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AI時代のデータベース入門
発展編：塾の基幹システムで学ぶ、業務アプリの設計
題材は、管理者・先生・保護者が毎日使う「個別指導塾の基幹システム」。浅間上昇AIが業務アプリで実際に使っている設計の考え方を、分かりやすい架空のモデルに置き換えて解説します。
図や表は説明用のモデルで、実在のシステムの構造そのものではありません。データもすべて架空です。
01 全体の地図
まず、業務のまとまりで表を分ける
塾の運営を仕組みにすると、表はすぐに数十個になります。いきなり細かい表を考えず、まず業務のまとまり（領域）で分けると見通せます。色の付いた領域が、毎日の運営の中心です。
生徒・保護者
生徒台帳、契約コース、指導科目、教材、保護者との連絡
先生
講師台帳、担当する生徒、代講
コマ・時間割
毎週の授業枠、時限、授業形式、休講日、単発の授業
欠席・振替
欠席、振替の予定、振替の期限のルール
講習
講習の期間、生徒ごとの提案、提案に含まれる授業
授業記録
授業ごとの記録、テストや模試の結果
月謝
月ごとの集金、生徒ごとの請求、請求の明細、料金表
勤怠
先生の勤務実績、締め期間、訂正の記録
お知らせ
保護者・先生へのお知らせ、送信の記録
利用者・記録
利用者と役割、操作の記録、設定
02 中心になる表
「生徒・コマ・先生」を中心に置く
どの業務にも登場する表を「中心」に決めます。塾なら、誰が（生徒）、いつ・どこで（コマ）、誰に（先生）習うか、の3つです。
生徒
契約・科目・教材がぶら下がる
コマ
曜日・時限・先生・生徒をつなぐ授業枠
先生
担当の生徒・代講がぶら下がる
欠席 → 振替
どのコマを休み、どのコマで振り替えたか
講習の提案 → 講習の授業
生徒ごとの提案に、日付・時限・先生の授業が並ぶ
授業記録
どの授業で、誰が、何を学んだか
勤務実績
授業記録をもとに、先生の勤務を集計する
1回の入力が、授業・勤怠・給与までつながる
03 状態の持ち方
業務の段階を、決められた選択肢で表す
塾の業務は、ほとんどが「段階を進むもの」です。段階を自由入力にせず、決められた選択肢だけを選べる型にすると、一覧・集計・抜け漏れのチェックが確実になります。
欠席の振替
- 未対応
- 依頼あり
- 確定
- 実施済み
振替をしない場合は「振替なし」で閉じる。欠席の理由が塾側か生徒側かも、あわせて持つと期限のルールを分けられる。
講習の提案
- 下書き
- 提案済み
- 確定
確定した講習の費用を、月謝に反映したかどうかも記録しておく。
月謝の集金
- 下書き
- 準備完了
- 出力済み
- 完了
引き落とし結果は生徒ごとに「成功・失敗」を持つと、再請求の対象がすぐ分かる。
先生の勤務実績
- 下書き
- 提出
- 承認
- 確定（ロック）
給与につながるものほど、段階を細かく分け、誰がいつ進めたかを残す。
04 履歴とロック
上書きせず、過去を残す
毎週の授業枠は、途中で先生や時間が変わります。行を上書きすると「先月は誰が担当していたか」が分からなくなるので、いつから有効かを持たせ、新しい行を追加します。
| 🔑 枠番号 | 同じ枠のまとめ番号 | 曜日・時限 | 先生 | いつから | いつまで |
|---|---|---|---|---|---|
| A-101 | M-1 | 月 17:00 | 高原 先生 | 2026-04-01 | 2026-08-31 |
| A-102 | M-1 | 月 17:00 | 浅間 先生 | 2026-09-01 | — |
9月からの担当変更は、A-101を消さずにA-102を追加。8月までの授業記録は、A-101を指したまま正しく残ります。
ほかの「残し方」
| 対象 | 残し方 |
|---|---|
| 取り消した欠席 | 消す前の内容を、変更履歴として残す |
| 管理者が直した勤務実績 | 直す前と後・理由・直した人を記録する |
| 締めた期間 | まとめて確定（ロック）し、外すときは理由を必須にする |
| 締めた後の修正 | 直された日時を残し、あとで気づけるようにする |
| 退塾した生徒・辞めた先生 | 消さずに「無効」にする。過去の記録との矛盾を防ぐ |
取り消した欠席
- 残し方
- 消す前の内容を、変更履歴として残す
管理者が直した勤務実績
- 残し方
- 直す前と後・理由・直した人を記録する
締めた期間
- 残し方
- まとめて確定（ロック）し、外すときは理由を必須にする
締めた後の修正
- 残し方
- 直された日時を残し、あとで気づけるようにする
退塾した生徒・辞めた先生
- 残し方
- 消さずに「無効」にする。過去の記録との矛盾を防ぐ
05 お金の持ち方
月謝は「集金 → 請求 → 明細」の3段で持つ
月ごとの集金
「10月分」のようなまとまり
生徒ごとの請求
合計・公開状態・引き落とし結果
請求の明細
月謝・教材・講習などの1行ずつ
| 設計 | 理由 |
|---|---|
| 金額は整数の「円」 | 小数の計算で1円ずれるのを防ぐ |
| 料金表の金額を、契約に写して持つ | 料金表を改定しても、すでに契約している生徒の金額が勝手に変わらない |
| 保護者に見せるのは「公開」にした請求だけ | 下書きの金額が見えてしまわない |
| 講習の費用を月謝に反映したか記録する | 二重請求・請求漏れを防ぐ |
金額は整数の「円」
- 理由
- 小数の計算で1円ずれるのを防ぐ
料金表の金額を、契約に写して持つ
- 理由
- 料金表を改定しても、すでに契約している生徒の金額が勝手に変わらない
保護者に見せるのは「公開」にした請求だけ
- 理由
- 下書きの金額が見えてしまわない
講習の費用を月謝に反映したか記録する
- 理由
- 二重請求・請求漏れを防ぐ
06 外部サービスとの連携
「こちらの1件」と「向こうの1件」を結ぶ
授業の予定をGoogleカレンダーなどに自動で反映するとき、いちばん大事なのは、どの予定がどの授業の分かを必ず対応づけることです。
授業が変わる
振替・休講・担当変更
前回から変わった分だけ拾う
定期的に自動で実行
対応する予定だけ更新
授業ごとに結びつける番号を持つ
07 運用しながら育てる
データベースは、使いながら育つ
データが増えたら、索引を足す
記録が積み上がると、遅くなる画面が出てきます。よく探す列（日付・つながり）に「索引」（本の索引と同じ、探す手がかり）を付けて速くします。
古い表は、確かめてから片付ける
機能を作り直すと、古い方式の表が残ります。使われていないことを確かめてから片付けるのが安全です。
表の形の変更は、記録をそろえる
どの変更がどの環境まで適用済みかの記録をそろえておかないと、次の変更で事故が起きます。
守りは、画面とデータベースの両方で
入力チェックは画面で、最後の砦はデータベースの制約で。二重予約のような大事なルールほど、両方で守るのが理想です。
08 用途で変わる設計
同じ浅間AIのアプリでも、データベースの作りは違う
| 塾の基幹システム（モデル） | 給与労務アプリ（開発中） | 資産管理法人向け運営台帳（開発中） | |
|---|---|---|---|
| 使う人 | 1つの塾の管理者・先生・保護者 | 複数の社労士事務所・企業 | 資産管理会社を持つ個人投資家 |
| 中心の表 | 生徒・コマ・先生 | 利用団体・会社・従業員・給与計算 | 通帳の1行・借入・資産 |
| 守りの重点 | 日々の運用のしやすさと履歴 | 利用団体ごとの分離、暗号化、確定した給与を書き換えない | 予定と実際を照合し、合わないものを人の確認に回す |
| 進め方 | 業務に合わせて表を育てる | 安全の土台を先に固め、項目が固まってから専用の表へ | 設計書を先に書き、実際の決算で使いながら本番化 |
使う人
- 塾の基幹システム（モデル）
- 1つの塾の管理者・先生・保護者
- 給与労務アプリ（開発中）
- 複数の社労士事務所・企業
- 資産管理法人向け運営台帳（開発中）
- 資産管理会社を持つ個人投資家
中心の表
- 塾の基幹システム（モデル）
- 生徒・コマ・先生
- 給与労務アプリ（開発中）
- 利用団体・会社・従業員・給与計算
- 資産管理法人向け運営台帳（開発中）
- 通帳の1行・借入・資産
守りの重点
- 塾の基幹システム（モデル）
- 日々の運用のしやすさと履歴
- 給与労務アプリ（開発中）
- 利用団体ごとの分離、暗号化、確定した給与を書き換えない
- 資産管理法人向け運営台帳（開発中）
- 予定と実際を照合し、合わないものを人の確認に回す
進め方
- 塾の基幹システム（モデル）
- 業務に合わせて表を育てる
- 給与労務アプリ（開発中）
- 安全の土台を先に固め、項目が固まってから専用の表へ
- 資産管理法人向け運営台帳（開発中）
- 設計書を先に書き、実際の決算で使いながら本番化
09 持ち帰れること
自社のデータベースを考えるときの7か条
- 01業務のまとまりで表を分け、中心になる表を決める
- 02業務の段階は、決められた選択肢の「状態」で持つ
- 03上書きせず、「いつから有効か」と変更の記録で過去を残す
- 04締めたものはロックし、外すときは理由を残す
- 05金額は整数の円。料金表の改定が過去の契約に響かない持ち方にする
- 06外部サービスとは、1件ずつを結ぶ番号で対応づける
- 07使いながら育てる。ただし表の形の変更は、記録をそろえて慎重に
自社のデータを、
どう持つべきか一緒に整理します。
Excelのままでよいのか、既存のサービスで十分か、小さな専用アプリにするべきか。業務の聞き取りから一緒に考えます。ご相談は無料です。