Case Study · IT
手作業の塾運営を、現場が回せる基幹に
日程・欠席・月謝・授業記録を手作業から移し、管理者・先生・保護者が連動して使える仕組みを自社で構築。利用者100名規模で運用。
講義用のデモではありません。経営者が「何を自動化し、何を現場に入力してもらうか」を先に決め、先生と保護者が日常で使う基幹を自社で作り、本番運用している事例です。目的は代表がシステム担当になることではなく、現場が回せる型を残すことです。
01
課題
今回システム化した機能は、もともとそのほとんどが手作業でした。授業日程は定期コマに加え、振替や季節講習などの変則日程が混ざり、Googleカレンダーへの手入力ではミスが多発していました。講習管理も、提案・調整・確定を手作業で回しており、授業記録はExcelのまま。先生が書いた内容を管理側がすぐ把握できず、欠席・振替、月謝、保護者・先生への共有まで、変更のたびに管理側が手を動かさないと回りませんでした。
02
従来
ExcelとGoogleカレンダーへの手登録で回していました。外注は検討しませんでした。完成後の小さな修正も依頼待ちになりやすく、振替や講習のような例外は経営者の頭の中にあるため、それを伝え続ける外注のやり方では現場に残りにくい、と判断したためです。
03
どう変えたか
コードは自分では書かず、何を作るかは自分で決めました。現場の例外（振替・講習・欠席）を要件として言語化し、先生が入力し、保護者が確認し、管理側は例外と改善を見る形にしました。2026年5月上旬に構築を開始し、約2週間かけて集中実装。6月の塾リニューアルに合わせて本番へ載せ、数名のパイロットと先生全員の試用を経て、7月から本格稼働しています。複雑な仕組みではAIも大きくミスするため、業務を知る側が的確な修正指示を出すことが欠かせません。
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成果
Googleカレンダーへの手入力は廃止し、連携処理で自動化しました。講習などの大きな業務もシステム上で進められ、先生が入力した授業記録は管理アプリへリアルタイムに届きます。利用者は管理者・先生・保護者様を合わせた100名規模、最大約300名まで対応できる設計です。自作のため、運用中の不具合も外注待ちなしで直せます。現在はほぼ安定稼働し、管理が全部を手入力する状態から、現場が入力して回る状態へ移っています。
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完成後の運用
基幹は公開して終わりではありません。振替の例外、講習日の表示、授業記録の見せ方など、現場で使いはじめてから直す点が続きます。当社では、調査・修正・改修・引き継ぎを日付付きのノートとして知識フォルダ（Obsidian Vault）に残し、2026年8月時点でも体系的に保守しています。チャットの履歴に頼らず、次の担当やAIが同じ前提から入れるようにしています。
仕組み
現場で回すための仕組み
3つのアプリが連動
管理者向けアプリ、保護者様向けアプリ、先生向けアプリを一体で設計しています。コマ・欠席・振替・お知らせ・授業記録などが、役割ごとに必要な画面へ届くようになっています。
Googleカレンダー自動連携
定期コマや振替、欠席などの変更を、手入力なしでカレンダー側へ反映します。以前の手作業登録を置き換える中核の仕組みです。
月謝・口座振替まで一体管理
料金マスタや月謝明細の作成・公開、口座振替に必要なデータ作成までを管理画面で扱えます。保護者アプリ側では公開された月謝情報を確認できます。
講習・授業記録もシステム化
季節講習の提案・確定など、手作業負荷の大きかった領域にも対応しています。先生が授業後に入力した記録は、Excel管理から脱却し、管理アプリへリアルタイムに反映されます。
完成後は知識フォルダで保守する
アプリの画面とは別に、保守用の知識フォルダ（Obsidian Vault）を置いています。ルール、調査、修正、引き継ぎを日付と種類で残し、公開後も自分たちで直せる状態を維持しています。同じ置き方は、営業資料や公式サイトの運用にも使えます。
画面
実際の画面（個人情報は架空表記）
管理ダッシュボード
在籍生徒・先生数、欠席、振替待ちを一覧。複雑なコマ運用の起点となる管理画面です。
コマ割りカレンダー
定期授業に加え、講習・振替などの変則日程を一つのカレンダーで把握します。
欠席・振替管理
欠席登録から振替の割当までを管理画面で完結させ、手作業の抜け漏れを減らします。
Googleカレンダー連携
授業・振替の変更を手入力なしでGoogleカレンダーへ反映。以前の手作業登録を置き換えた中核機能です。
月謝管理
料金マスタと連動した月謝明細の作成・公開までを一体で管理します。
講習管理
季節講習の提案・確定など、もともと手作業で回していた大きな業務もシステム化しています。
保護者アプリ：お知らせ
保護者様向けポータル。お知らせ、コマ確認、お休み・振替などを確認できます。
保護者アプリ：コマ確認
お子さまの授業日程をカレンダーと一覧で確認できます。
保護者アプリ：お休み・振替
欠席や振替の手続きを、保護者側からも進められるようにしています。
講師アプリ：今日のコマ
先生向けポータル。担当コマの確認から授業記録の入力までを行います。
講師アプリ：授業記録
先生が入力した授業記録は管理アプリへリアルタイムに反映されます。以前のExcel管理から脱却したポイントです。
運用
完成後も、知識フォルダで保守しています
保守用の知識フォルダ（全体）
公開後の保守を、チャット履歴ではなくフォルダに残しています。ルール、wiki、調査レポート、日次メモを分け、AIも人も同じ前提から入れるようにしています。
調査・修正・引き継ぎの記録
「調査」「修正」「改修」「引き継ぎ」を日付付きで残しています。授業記録の見せ方、定員表示、講習日の振替候補など、現場で見つかった点をその都度記録し、いまも保守を続けています。
学べること
この事例から持ち帰れること
- 何を自動化し、どこを人の判断として残すかは経営の設計です。そこを飛ばしてツールだけ渡すと、現場に残りません。
- 複雑な業務ではAIも大きくミスします。業務を知る側が修正指示を出せることが、成果を左右します。
- 自分たちで作っているから、運用中の不具合も外注待ちなしで直せます。現場に渡したあとも、型を壊さずに改善できます。
- 完成は始まりです。使いはじめてから直した内容をフォルダに残さないと、また属人化します。
- 複数人が使う仕組みでは、データの持ち方の基礎は必要です。ただし目的は経営者がエンジニアになることではなく、壊れたときに指示を出せ、現場に渡せるようになることです。
- 最低限理解しておくべき技術は伴走の中で扱います。専門用語が分からなくても、要件を言葉にするところから始められます。
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このような仕組みを自社でも作りたい方へ
入口は、現場の知見をフォルダに残して回す知識基盤と、公式サイトを自分で直せるようにするHP構築、提案を現場に渡せる型にする営業資料です。営業資料は自社の既存資料・商品資料・過去提案をもとに、実際に使う提案資料1種類を型化します。パッケージに収まらない固有課題は、実践・個別伴走で経営者自身が型をつくり、現場に渡せるところまで伴走します。開校案内が決まり次第お知らせします。